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Numérisation des Factures

Depuis le 30 mars 2017, les entreprises qui reçoivent ou émettent des factures papier peuvent les numériser à tout moment, sous conditions, et les conserver sur support numérique pendant au moins 6 ans. Voici les principales règles à respecter...

• Reproduction à l’identique

Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu, y compris pour les couleurs lorsque celles-ci sont porteuses de sens (il est donc préférable d’éviter d’écrire des montants négatifs en rouge sans signe dans les factures, ou d’utiliser des codes couleurs. Les couleurs de votre logo ne sont, elles, pas porteuses de sens.)

• Numérisation en interne ou en externe

Le choix est laissé à l’entreprise de numériser elle-même les factures ou de confier cette mission à un tiers.

Mais l’Administration précise que confier la numérisation à un tiers ne permet pas à l’entreprise de s’exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de factures : en cas de contrôle, elle ne pourra pas arguer de la défaillance de numérisation de son prestataire, ni même du retard de ce dernier.

Enfin, il appartient à chaque entreprise d’effectuer régulièrement, et sous sa responsabilité, des contrôles de la fiabilité des factures numérisées.

• Format et durée de conservation des fichiers

Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) et être assorti :

– soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

– soit d’une empreinte numérique ;

– soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

– soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Lorsque l’entreprise a recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

Enfin, comme les factures papier, les factures dématérialisées doivent être conservées durant au moins six ans à partir de leur date d'émission.

• Et les factures papier, alors ?

Dès lors que la numérisation d'une facture a été effectuée dans le respect des règles ci-dessus, l'archivage numérique de cette facture est considéré comme sa copie identique et peut dès lors être considéré comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA.

Mais attention, l’administration précise que l’entreprise qui présente à l’administration une facture numérisée ne remplissant pas les conditions requises est alors tenue de fournir la facture d’origine sous format papier ! Et si l’entreprise n’est plus en possession de la facture papier, l’administration peut alors remettre en cause son droit à déduction de la TVA.

Il est donc essentiel de respecter l'intégralité des dispositions ci-dessus.